Privacy Statement medewerkers en sollicitanten
De Blauwtrust Groep (hierna: BTg) bestaat uit de holding Blauwtrust Groep B.V. en haar dochterondernemingen Quion Groep B.V. (Quion Hypotheekbemiddeling BV, Quion Hypotheekbegeleiding B.V., Quion Services B.V. en Quion Business Continuity B.V.), De Hypothekers Associatie B.V. en Dutch Mortgage Portfolio Management B.V.1 (hierna gezamenlijk: de business units). Binnen BTg worden persoonsgegevens verwerkt van (kandidaat-)medewerkers en van personen met wie wij namens een geldverstrekker een (potentiële) klantrelatie onderhouden.
BTg en de business units gaan op zorgvuldige wijze met persoonsgegevens om en handelen daarbij binnen de grenzen van de wet, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In de zin van de AVG is BTg verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens van (kandidaat)medewerkers.
In dit Privacy Statement informeren we je over de doeleinden waarvoor BTg en de business units persoonsgegevens verwerken en over het uitoefenen van je privacy rechten.
1. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens van alle medewerkers die werken bij of voor BTg en/of de business units. Dat zijn bijvoorbeeld de persoonsgegevens van:
Medewerkers;
Tijdelijke krachten, inhuur en gedetacheerden;
Sollicitanten.
2. Voor welke doelen worden gegevens verwerkt?
Wij verwerken persoonsgegevens in onze administratie en gebruiken deze voor:
Het werven van geschikt personeel.
Het beheren en uitvoeren van functionele en administratieve arbeidsrelaties.
Het vaststellen en uitbetalen van salarissen, vergoedingen, geldsommen en beloningen.
Het creëren van een prettige werksfeer of uit goed werkgeverschap.
Het beëindigen en faciliteren bij einde of stopzetten van een arbeidsrelatie.
Het faciliteren van beveiliging van het pand en parkeerplaats.
Het aanvragen van een e-Herkenningsaccount.
3. Hoe komen wij aan je persoonsgegevens?
In de meeste gevallen heb je deze zelf verstrekt. Naast de informatie die we van jou krijgen, kunnen we ook gegevens over jou ontvangen van derden, zoals (voormalig) werkgevers, het screeningsbureau, een detacheringsorganisatie of andere derden. We kunnen ook openbare bronnen raadplegen om BTg en de business units te beschermen.
4. Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?
Hieronder is te vinden welk soort persoonsgegevens wij kunnen verwerken en waarvoor wij deze gebruiken.
4.1 Het werven van geschikt personeel
CV
Motivatie
Screeningsuitkomst
Diploma’s en referenties
Wanneer een persoon wordt aangenomen dan worden de gegevens die zijn gebruikt ten behoeve van het aangaan van de arbeidsrelatie bewaard. Mocht een persoon niet aangenomen worden, dan worden de gegevens die gebruikt zijn gedurende de sollicitatieprocedure verwijderd conform het BTg bewaartermijnenbeleid.
4.2 Het beheren en uitvoeren van functionele en administratieve arbeidsrelaties
CV
Motivatie
Screening
VOG (Verklaring omtrent Gedrag)
Legitimatiebewijs
BSN
Arbeidsovereenkomst
Arbeidsvoorwaarden
Gesprekscyclus verslagen
Informatieformulier
NAW- / contactgegevens
Burgerlijke staat
Gegevens omtrent ziek- en betermelding
Verlof- en overuren
Correspondentie
Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst. Daarnaast zijn wij wettelijk verplicht om sommige gegevens te verwerken voor overheidsinstellingen, zoals de Belastingdienst.
4.3 Het vaststellen en uitbetalen van salarissen, vergoedingen, geldsommen en beloningen
Bankrekeningnummer/IBAN
Arbeidsvoorwaarden
NAW- / contactgegevens
Verlof- en overuren
Deze gegevens worden verwerkt op basis van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Zonder deze gegevens kunnen wij geen salarissen uitbetalen
4.4 Het creëren van een prettige werksfeer of uit goed werkgeverschap
i.v.m. jubileum of verjaardag
NAW- / contactgegevens
Contactgegevens bij calamiteiten
Deze gegevens gebruiken wij omdat wij vinden dat wij een gerechtvaardigd belang hebben om attenties te versturen bij bijvoorbeeld een jubileum of een verjaardag of het noodzakelijk vinden om jouw persoonlijke relaties te informeren bij een calamiteit.
4.5 Het beëindigen en faciliteren bij einde of stopzetten van arbeidsrelatie
Privé e-mailadres en gegevens van een eventuele partner t.b.v. pensioen
Datum uitdiensttreding
Wij verwerken deze gegevens op basis van de uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke verplichting. We gebruiken je e-mailadres om je informatie te versturen.
4.6 Het faciliteren van beveiliging van het pand en de parkeerplaats
NAW-gegevens
Afdeling
Kenteken
Wij verwerken deze gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang. Wij vinden het belangrijk dat ons pand goed beveiligd is tegen ongeautoriseerde toegang van onbekenden, daarom is jouw toegangspas gekoppeld aan jouw identiteit. Daarnaast zijn de slagbomen zo ingesteld dat specifieke medewerkers toegang hebben tot de parkeerplaats. Voor het gebruik kunnen maken van het automatisch openen van de slagboom, gebruiken wij je kenteken.
4.7 Het aanvragen van een e-Herkenningsaccount
Bij bepaalde functies is het noodzakelijk om gebruik te maken van een e-Herkenningsaccount. Een e-Herkenningsaccount is persoonsgebonden en moet door de werkgever aangevraagd worden bij de Rijksoverheid. Voor het aanvragen van een account is het vereist dat wij een kopie van jouw geldige legitimatiebewijs overleggen.
4.8 Hoe gaan BTg en de business units om met mijn persoonsgegevens?
Met wie delen wij persoonsgegevens?
BTg en/of de business units verstrekken jouw persoonsgegevens aan derden wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn of wanneer er sprake is van een overeenkomst die door jou of ons is afgesloten. Denk bijvoorbeeld aan de Belastingdienst (wettelijk verplicht in het kader van de te heffen belasting), maar ook de pensioenuitvoerder (voor het innen van de premie op basis van de overeenkomst).
Daarnaast mogen wij persoonsgegevens verstrekken aan partijen (verwerkers) die werkzaamheden voor ons uitvoeren. Partijen kunnen alleen onze opdracht krijgen als zij aantoonbaar passende beveiligingsmaatregelen hebben genomen en geheimhouding garanderen. Een bijvoorbeeld is ADP; zij leveren aan ons (digitale) HR-diensten.
Hieronder is een overzicht te vinden van derde partijen die jouw persoonsgegevens kunnen ontvangen of inzien:
Pensioenuitvoerder
ADP
UWV
Arbodienst
Opleidingsinstituten
Uitzendbureau
Belastingdienst
Leasemaatschappij
Assessment- of screeningbureaus
4.9 Verwerkersovereenkomst met derde partijen
Wanneer wij voor een specifieke opdracht persoonsgegevens verstrekken aan derden, dan maken wij gebruik van een verwerkersovereenkomst. In de verwerkersovereenkomst maken wij afspraken met deze partij over het gebruik en de beveiliging van persoonsgegevens.
4.10 Hoelang bewaren wij je persoonsgegevens?
Persoonsgegevens bewaren wij niet langer dan nodig is. Hierbij volgen wij het BTg bewaartermijnenbeleid. Persoonsgegevens van sollicitanten bewaren wij bijvoorbeeld tot 28 dagen na de afronding van de sollicitatieprocedure. Persoonsgegevens van medewerkers bewaren wij over het algemeen tot 7 jaar na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst.
5. Beveiliging, vertrouwelijkheid en toezicht
Wij gaan zorgvuldig om met je persoonsgegevens en besteden veel aandacht aan de beveiliging van persoonsgegevens in onze systemen. Denk bijvoorbeeld aan maatregelen om onze IT-systemen veilig te gebruiken en misbruik te voorkomen. Maar ook beveiliging van de fysieke ruimtes waar persoonsgegevens zijn opgeslagen. We hebben een actueel Informatiebeveiligingsbeleid en medewerkers worden periodiek getraind op het gebied van de omgang met en beveiliging van persoonsgegevens.
Wij hebben een Functionaris voor de Gegevensbescherming die toezicht houdt op hoe persoonsgegevens binnen BTg en de business units worden verwerkt. Daarnaast hebben wij een volledige ingerichte IT-afdeling onder toezicht van een CISO en Privacy Officers die toezicht houden op het juist omgaan met de verwerking van persoonsgegevens in relatie tot informatiebeveiliging.
5.1 Medewerkers van BTg en de business units
Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend en de eed of belofte financiële sector afgelegd. Wij gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens en alleen geautoriseerd personeel kan persoonsgegevens van medewerkers en sollicitanten (personele gegevens) inzien en verwerken.
Deze geautoriseerde personen werken in dienst of onder toezicht van BTg. BTg kan de verwerking van personele gegevens uitbesteden aan geautoriseerde medewerkers van BTg en/of de business units in het buitenland. Personele gegevens kunnen tevens buiten de EER door medewerkers van BTg worden verwerkt voor rapportage en administratieve ondersteuningstaken.
6. Welke privacy rechten heb je?
6.1 Inzage
Je hebt het recht op inzage van jouw persoonsgegevens en kunt over het algemeen binnen één maand na je verzoek aan ons, inzage krijgen in de persoonsgegevens die wij van je verwerken.
6.2 Correctie
Je kunt ons vragen om onjuistheden in jouw persoonsgegevens te laten corrigeren.
Informatie over de bewaartermijnen valt op te vragen via HR of privacy@blauwtrustgroep.com
6.3 Verwijderen
Je kunt ons vragen om persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden te verwijderen. Wij zullen in dat geval alle redelijke stappen nemen om andere verwerkers die namens ons de persoonsgegevens verwerken op de hoogte te stellen dat je hebt verzocht om verwijdering van koppelingen naar en kopieën van jouw persoonsgegevens.
6.4 Bezwaar tegen verwerking
Als je bezwaar hebt tegen bepaalde verwerkingen van jouw persoonsgegevens, dan kan je dit aangeven.
6.5 Beperken van verwerking
Je kunt ons onder bepaalde omstandigheden verzoeken om de verwerking van persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld als de juistheid van persoonsgegevens wordt betwist.
6.6 Overdraagbaarheid
Je kunt ons vragen om de persoonsgegevens die je digitaal aan ons hebt verstrekt en die wij geautomatiseerd opslaan, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm van ons te verkrijgen, bijvoorbeeld om deze vervolgens te verzenden naar een derde partij. Dit heet ‘dataportabiliteit’.
6.7 Intrekking toestemming
Waar je toestemming hebt gegeven om je persoonsgegevens te gebruiken, kan je deze toestemming intrekken, waardoor wij de persoonsgegevens waarvoor je toestemming hebt gegeven, niet meer zullen verwerken.
6.8 Uitzonderingen
Bij de uitoefening van deze rechten kunnen uitzonderingen van toepassing zijn, waardoor bepaalde rechten niet in alle gevallen uitgeoefend kunnen worden. Het kan bijvoorbeeld zijn dat op basis van een wettelijke verplichting of een zwaarder wegend gerechtvaardigd belang, we je persoonsgegevens (nog) niet of niet volledig verwijderen. Hier ontvang je dan bericht over.
7. Aanpassing van het Privacy Statement
Privacywetgeving is in beweging. Wij kunnen dit privacy statement dan ook aanpassen om actueel te blijven. Bijvoorbeeld bij nieuwe ontwikkelingen, wanneer onze bedrijfsvoering wijzigt of naar aanleiding van een juridische uitspraak. We raden je aan om dit Privacy Statement periodiek te bekijken in het Policy house. Als een belangrijke wijziging wordt doorgevoerd, informeren we je daarover via het intranet.
8. Vragen, klachten en uitoefening rechten
Heb je vragen over de manier waarop we met je persoonsgegevens omgaan? Loop dan even langs de Functionaris voor de Gegevensbescherming of stuur een bericht naar fg@blauwtrustgroep.com
Wil je gebruik maken van je privacy rechten, of heb je een klacht over het gebruik van je persoonsgegevens, neem dan schriftelijk contact op met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming. Je ontvangt een reactie binnen vier weken na ontvangst van jouw bericht. Komen wij er bij een klacht samen niet uit, dan kun je jouw privacy klacht melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) of ervoor kiezen om naar de rechter te gaan.
Je kunt je brief of e-mail sturen naar:
Blauwtrust Groep B.V.
T.a.v. Functionaris voor de Gegevensbescherming
Postbus 280
3000 CX Rotterdam
Email: fg@blauwtrustgroep.com
